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Lorsque les entreprises publient des appels d’offres, elles s’attendent à recevoir des documents rédigés avec soin et professionnalisme. Vous ne pouvez pas simplement coller votre nom et un prix – aussi bas soit-il – sur un morceau de papier à en-tête et espérer remporter une offre concurrentielle. Ces conseils vous aideront à rédiger une proposition qui vous donne les meilleures chances de gagner.
1. Lisez jusqu’à ce que vous compreniez parfaitement
Votre première étape dans la rédaction d’une proposition est la lecture. Analysez soigneusement l’appel d’offres, en soulignant toutes les instructions ou directives spécifiques que vous devez suivre. Si vous omettez d’inclure ne serait-ce qu’une minuscule bribe d’information demandée par le client, votre proposition finira probablement à la poubelle.
2. Faites des recherches sur le client
Si vous ne connaissez pas bien l’entreprise ou l’agence, faites une rapide vérification des antécédents pour vous mettre à niveau. Visitez leur site Web et lisez tous les communiqués de presse pertinents ou les articles d’actualité récents pour vous familiariser avec l’organisation et son mode de fonctionnement. Si la DP vous demande d’examiner des documents supplémentaires pour vous aider à préparer votre devis, lisez-les et prenez des notes.
3. Faites une liste de contrôle
Faites une liste de contrôle à partir des instructions que vous avez mises en évidence lors de vos premières lectures de la DP. Déterminez si votre entreprise est en mesure de remplir chacune des exigences. Si ce n’est pas le cas, mettez en place des sous-traitants avant de commencer à rédiger. Ne prenez pas le risque de découvrir trop tard qu’une personne sur laquelle vous comptiez est indisponible ou incapable de répondre aux exigences.
4. Inclure une introduction
La proposition doit commencer par une introduction qui explique votre raison de contacter le client, mentionnez donc la DP dans votre message de bienvenue ou votre lettre d’accompagnement. Mentionnez également le numéro de référence du client ou le nom du projet.
5. Mettez en avant votre expérience
Vous devez également évoquer brièvement l’expérience de votre entreprise en rapport avec la DP. Vous devriez souligner les compétences, l’éducation et l’expérience de projet de votre équipe en vous concentrant sur la façon dont chacune de ces choses profitera au client si vous obtenez le contrat. Expliquez en quoi votre entreprise est le meilleur choix pour la tâche à accomplir. Le simple fait d’écrire une liste de services et de clients précédents ne va impressionner personne.
6. Expliquez votre plan en détail
Décrivez votre processus, en exposant étape par étape la façon dont vous allez remplir les exigences du travail. Cette étape peut être la plus difficile pour les propriétaires d’entreprises qui rédigent leurs propres propositions, car il est difficile de trouver un équilibre entre s’efforcer de garder la section brève par respect pour le temps du client tout en étant suffisamment détaillée pour illustrer que votre plan est complet.
7. Soyez minutieux avec la tarification
Si vous ne pouvez pas fournir un devis à prix fixe pour vos services ou si vous facturez à l’heure, incluez une estimation du temps et une liste de prix pour les frais supplémentaires que le client est susceptible de devoir payer. Expliquez quels facteurs peuvent influencer le prix final afin que le client ait une attente réaliste du coût final.
8. Révisez soigneusement, deux fois
Lorsque vous révisez et affinez votre projet initial, vérifiez que vous avez abordé tout ce qui est énuméré dans la DP. Utilisez à nouveau la liste de contrôle que vous avez créée à partir des instructions, cette fois pour vous assurer que votre proposition répond à toutes les exigences de la DP.
Enfin, relisez la proposition pour détecter les fautes d’orthographe et les coquilles et assurez-vous que vous avez créé un document visuellement attrayant. La première impression est très importante dans le monde des appels d’offres concurrentiels !
