La clarté est l’un des attributs les plus fondamentaux de la rédaction de bonnes exigences.

– Des exigences claires sont moins susceptibles d’être mal comprises par les parties prenantes des entreprises et les responsables de la mise en œuvre technique.

– Des exigences claires nécessitent moins de cycles de révision pour les confirmer et les valider.

– Des exigences claires conduisent à des questions perspicaces, qui montrent votre pouvoir et votre valeur en tant qu’analyste commercial.

Mais que signifie réellement « clair » ? Et, plus important encore, comment savoir si mes exigences sont claires ou non ?

Aujourd’hui, nous sommes ici pour parler de la manière de rédiger des exigences plus claires. Rédiger des exigences claires est une compétence fondamentale de l’analyste commercial et constitue la base de la rédaction de bonnes exigences.

Lorsque vous rédigez des exigences claires, vous vous assurez qu’elles seront bien comprises par votre entreprise et vos partenaires techniques. Les exigences claires ont tendance à avoir moins de cycles d’examen et de validation parce que vous consacrez moins de temps à ce que signifie cette exigence au lieu de ce que nous voulons qu’elle signifie, et à ce que nous devons faire de cette exigence, c’est-à-dire à la manière dont nous devrions investir notre temps et nos réunions en tant qu’analystes commerciaux. Plus d’informations en lisant cet article.

Lorsque vous rédigez des exigences claires et que vous prenez ce temps pour vous assurer qu’elles sont claires, vous allez poser davantage de questions… des questions perspicaces que vous pouvez poser à vos parties prenantes commerciales et techniques. Cela va mettre en évidence votre pouvoir et votre valeur en tant qu’analyste commercial.

Allons droit au but. Je vais vous présenter trois façons dont l’analyste commercial peut rédiger des exigences claires, et comment vous pouvez éviter les erreurs et l’ambiguïté.

Exigences claires Conseil 1 – Utilisez la tension du présent actif

Le premier conseil, et la première chose sur laquelle il faut se concentrer, est d’écrire vos exigences au temps présent actif. Nous avons tendance, parfois, à utiliser la voix passive. Nous utilisons la voix passive lorsqu’il nous manque un élément d’information essentiel à l’exigence.

Par exemple, nous utilisons la voix passive lorsque nous manquons un élément d’information essentiel à l’exigence :

  1. Les détails de l’offre d’emploi sont entrés.
  2. Les détails de l’offre d’emploi sont enregistrés.

Ce « est » et ce « sont » sont des indicateurs de la voix passive. Nous voulons éviter que nos exigences soient comme la peste. Car on ne sait pas exactement qui est responsable de chaque étape. Je vais vous lire l’alternative.

Si je les mettais dans un cas d’utilisation, j’écrirais ces deux étapes :

  1. L’annonceur saisit les détails de l’offre d’emploi
  2. Le système enregistre les détails de l’offre d’emploi.

Nous avons maintenant ajouté un « qui » ou un « quoi » qui clarifie qui fait cette action, ce qui manquait auparavant à la voix passive. Nous avons remplacé ce « est » ou « sont » par un verbe d’action qui décrit clairement l’exigence. Le résultat est beaucoup plus clair.

Exigences claires Conseil 2 – Utilisez la terminologie de manière cohérente

La deuxième façon dont nous avons tendance à ne pas être clairs sur nos exigences en tant qu’analystes commerciaux est lorsque nous utilisons une terminologie incohérente. Cela peut se glisser dans nos exigences simplement par de petites variations de termes où, lorsque vous avez une communauté de personnes qui sont toutes familières avec le domaine, elles peuvent lire entre les lignes et elles savent en quelque sorte de quoi vous parlez.

Mais soudain, vous faites appel à un nouveau développeur, ou vous engagez une autre personne de votre équipe commerciale qui participe aux sessions sur les exigences, ou vous renforcez votre équipe et une partie de ce travail est externalisée, ou un nouvel analyste commercial arrive et essaie de reprendre les exigences là où vous les aviez laissées. Ces petites variations vont toutes créer des doutes. S’agit-il vraiment de la même chose ?  Une offre d’emploi et un agent de placement sont-ils les mêmes ?  Les détails de l’offre d’emploi sont-ils les mêmes que ceux de l’offre d’emploi, ou sont-ils différents ?  Quelqu’un qui passe vos exigences au peigne fin pourrait soit avoir des questions, soit faire des suppositions qui ne sont pas vraies.

Vous voulez passer au crible et vous assurer que vous utilisez les termes de manière cohérente. Prenez le temps de les définir dans un glossaire ou un modèle de domaine commercial, puis au fur et à mesure que vous rédigez vos processus commerciaux et vos cas d’utilisation, ou quelle que soit la manière dont vous documentez vos processus et vos exigences fonctionnelles. Vous devez également vous assurer que vous utilisez ces termes de manière cohérente.

Exigences claires Conseil n° 3 – Évitez de combiner les exigences

Le dernier conseil que je veux vous donner aujourd’hui est d’éviter de combiner les exigences. Souvent, des mots comme « et », « ou », « avant » et « après » signifient que vous avez regroupé plusieurs exigences. Il est facile, dans ce cas, de se concentrer sur une partie de l’exigence et non sur l’autre et de faire en sorte que soit l’acteur commercial ne valide pas une partie de l’exigence, soit l’acteur technique et le testeur ne mettent pas en œuvre une partie de cette exigence. Je vais juste vous lire un exemple et voir ce que vous en pensez.

« L’annonceur saisit les détails de l’offre d’emploi et les passe en revue avant d’enregistrer ».

Est-ce une exigence claire ?  Il y a beaucoup de verbes actifs. Il n’y a pas de voix passive, mais il y a trois exigences dans cette déclaration. Je vais la relire. « L’annonceur saisit les détails de l’offre d’emploi et les vérifie avant d’enregistrer. »

Il y a une obligation de saisir les détails de l’offre d’emploi. Il y a l’obligation de les vérifier. Et il y a l’obligation de les sauvegarder. Avant de sauvegarder, il y a une toute autre exigence qui est en quelque sorte marquée à la fin par ces deux mots.

Si vous en discutiez pour la mise en œuvre, certaines de ces exigences risqueraient de passer inaperçues. Il y a un manque de clarté dans nos exigences. Si nous les séparons en plusieurs exigences, ce sera beaucoup plus clair.

Rendez vos exigences plus claires en utilisant ces 3 contrôles simples

La prochaine étape consiste à utiliser ces trois contrôles. Je veux que vous alliez examiner votre dernier document d’exigences, quel qu’il soit, et que vous voyiez si vous pouvez y trouver des corrections à apporter.

En prime, c’est là que votre carrière commence pour la faire passer au niveau supérieur, voir si vous pouvez trouver un autre analyste commercial dans votre organisation ou en dehors de votre organisation, aller aux réunions de votre section locale et collaborer, vous connecter avec un autre BA et examiner la documentation de chacun. Ce qui va se passer pendant que vous faites cela, c’est que vous allez apprendre beaucoup plus. Il est plus difficile de voir nos propres erreurs. Il est plus facile de voir les erreurs des autres.

C’est pourquoi nous proposons des évaluations par les formateurs dans le cadre de nos cours de formation virtuelle à l’analyse commerciale, car les gens suivent les cours, passent en revue les listes de contrôle détaillées que nous leur fournissons et ne voient toujours pas leurs propres erreurs, et un formateur peut alors les signaler. L’interrupteur bascule, et ils sont capables d’apporter la correction.

Vous pouvez le faire vous-même en effectuant des évaluations par les pairs au sein de votre entreprise ou à l’extérieur de votre entreprise. Vous apprendrez beaucoup en révisant aussi celle de quelqu’un d’autre, car vous verrez ce qui ne semble pas être une exigence claire et les moyens d’améliorer votre documentation pour qu’elle soit également claire.