Dans le monde entier, les entrepreneurs se tournent vers un outil puissant pour améliorer leur efficacité et leur rendement brut : l’automatisation.

Souvent saluée comme l’arme ultime pour augmenter la productivité, l’automatisation a certainement beaucoup d’avantages. Mais son efficacité n’est pas garantie pour autant. En fait, lorsqu’elle est mal utilisée, l’automatisation peut finir par jouer contre vous.

Pour utiliser l’automatisation efficacement, vous devez comprendre ses forces et ses faiblesses et construire une stratégie autour d’elles.

Pourquoi l’automatisation est utile  

De nos jours, vous pouvez automatiser une variété de fonctions et d’activités professionnelles. Si vous produisez un bien physique, vous pouvez probablement automatiser la production avec les bonnes machines. Si vous travaillez dans un espace numérique, vous pouvez automatiser vos ventes, votre recrutement, votre service à la clientèle et même vos campagnes de marketing.

Les avantages de l’automatisation comprennent :

Gain de temps. Il est un peu évident que l’automatisation fait gagner du temps. Si vous consacrez 15 minutes par jour à une tâche qui peut être réalisée automatiquement par un algorithme, l’introduction de l’automatisation pourrait vous faire gagner une heure et 15 minutes chaque semaine. Cela représente plus de 60 heures par an.

Réduction des erreurs. Nous sommes tous capables de faire des erreurs, mais les robots n’ont pas la même faiblesse. Si vous envoyez de mémoire une série d’e-mails d’onboarding à de nouveaux clients, vous risquez d’oublier une étape ou d’omettre des clients à l’occasion. Mais une campagne de goutte à goutte automatisée ne fera jamais une telle erreur.

Scalabilité. L’automatisation rend tous vos flux de travail évolutifs. Au lieu d’embaucher et de former de nouvelles personnes une par une, vous pouvez utiliser les mêmes algorithmes et les mêmes outils quelle que soit la taille de votre entreprise.

Sécurité. Dans certains contextes, l’automatisation entraîne également une sécurité accrue. Les tâches dangereuses ou risquées peuvent être automatisées pour éviter que des travailleurs humains n’aient à les effectuer.

Les pièges de l’automatisation 

Avant de vous emballer, sachez qu’il existe aussi des faiblesses inhérentes à l’automatisation.

Dépenses en capital. L’automatisation n’est pas toujours bon marché. Vous pouvez vous procurer un outil qui peut vous faire économiser des heures d’efforts, mais s’il coûte plusieurs milliers de dollars, le jeu n’en vaut peut-être pas la chandelle. Il est particulièrement important d’en tenir compte si vous devez gérer plusieurs outils basés sur des abonnements.

Dépense de temps. L’automatisation est conçue pour vous faire gagner du temps, mais sa mise en place nécessite tout de même du temps. Si vous automatisez une tâche qui n’a pas besoin d’être effectuée souvent, cela peut déséquilibrer votre gain de temps.

Dépendance aux règles. La plupart des outils d’automatisation reposent sur un algorithme pour fonctionner. Il s’agit d’un ensemble complexe de règles qui définissent les opérations de la machine. C’est le cœur de la raison pour laquelle l’automatisation réduit les erreurs, mais elle introduit également une vulnérabilité ; si l’une des règles est fausse, la sortie sera également fausse. A l’échelle, cela peut être dévastateur.

Dépersonnalisation. Toutes les tâches et situations ne sont pas améliorables par l’automatisation. Par exemple, le service client est souvent mieux géré avec des relations humaines. Les algorithmes automatisés et les robots de chat peuvent conduire à la dépersonnalisation et à l’isolement.

Manque de flexibilité. Parfois, l’automatisation peut être limitative. Tout ne peut pas être automatisé, le reste de vos flux de travail doit donc s’adapter à votre nouvelle stratégie d’automatisation.

Comment utiliser correctement l’automatisation  

Pour utiliser efficacement l’automatisation – en maximisant ses forces tout en minimisant ses faiblesses – essayez les stratégies suivantes.

Savoir que tout ne doit pas être automatisé. Il est tentant d’essayer de tout automatiser dans votre entreprise, mais il est facile pour cette stratégie de se retourner contre vous. Visez à avoir un mélange de tâches automatisées et manuelles, et n’utilisez l’automatisation que là où ses avantages brillent vraiment.

Choisissez les bons systèmes. Tous les outils d’automatisation ne sont pas créés de la même manière. Faites vos recherches et assurez-vous que vous vous appuyez sur des systèmes fiables, bien évalués et rentables. Si vous construisez vos propres outils d’automatisation à partir de zéro, assurez-vous de les tester avant de les amener dans un environnement réel.

Calculez les économies. Ne partez pas du principe que l’automatisation de quelque chose va entraîner des économies nettes. Calculez combien d’heures vous allez économiser, combien d’argent vous allez économiser et combien vous allez payer. Cela n’en vaut pas toujours la peine.

Mise à l’échelle progressive. Ne faites pas passer votre algorithme d’automatisation à l’échelle avant de l’avoir testé dans un petit environnement. Si possible, passez à l’échelle progressivement pour économiser sur les dépenses et découvrir les bugs et les failles avant qu’il ne soit trop tard.

Installer des sauvegardes. Enfin, installez des sauvegardes automatisées et humaines. Si vos systèmes d’automatisation échouent, vous devez avoir mis en place une voie de résolution claire.

L’automatisation n’est pas seulement un mot à la mode. C’est un outil puissant qui peut vous aider à gagner du temps et à faire évoluer votre entreprise plus efficacement. Mais vous ne pourrez tirer pleinement parti de ces avantages que si vous apprenez à reconnaître les faiblesses de l’automatisation et à les compenser pleinement.