La digitalisation est un sujet qui a souvent été mis au centre de la table ces dernières années. En effet, grâce à l’évolution technologique, la digitalisation est un outil qui est maintenant utilisée autant dans la sphère privée que professionnelle. Cet article se focalisera sur les avantages de la dématérialisation au sein d’une entreprise. Découvrez ainsi ce qu’est la dématérialisation des documents ? Pourquoi dématérialiser sa comptabilité représente autant de bénéfices ?
Les essentiels à connaître sur la dématérialisation
Définition de la dématérialisation
Comme son nom l’indique, la dématérialisation est le fait de transformer un support physique en support numérique. Elle consiste ainsi à procéder à une numérisation dans le but de supprimer les documents en papier. La dématérialisation de la comptabilité reprend le même principe, mais se focalise surtout sur les documents comptables.
Comment fonctionne la dématérialisation comptable ?
Le volet comptable est un élément très sensible dans une entreprise. De ce fait, il convient de manipuler les données avec précision et rigueur. Cependant, il est à noter que la dématérialisation des dossiers comptables ne consiste pas seulement au scan des dossiers. Regardez dans les lignes suivantes quelles sont les actions que vous pourrez effectuer grâce à la dématérialisation et à un logiciel dédié.
Le processus de la dématérialisation
La dématérialisation des dossiers comptables se fait à l’aide des logiciels. Les rôles de ce genre de logiciel sont nombreux, à savoir :
- la sauvegarde des dossiers et documents ;
- le stockage des dossiers et documents ;
- l’indexation des dossiers et documents ;
- la modification des dossiers et documents, etc.
La dématérialisation pour un gain de temps considérable
Les services comptables des entreprises ayant déjà effectuées cette dématérialisation ont été conquis par ce système. Le résultat est ainsi sans appel : la dématérialisation est un joyau de la technologie ! En effet, ce système permet de ne plus s’acquitter des petites tâches et qui prennent énormément de temps :
- retrouver des factures ou des dossiers parmi tant d’autres ;
- classer des documents ;
- saisir les mêmes informations à chaque fois ;
- etc.
C’est indéniable : la dématérialisation simplifie la vie des comptables et des entrepreneurs.
Plus de temps pour des tâches plus importantes
En supprimant les tâches à faible valeur ajoutée, vous pourrez enfin mieux vous concentrer sur des éléments plus productifs.
La dématérialisation pour moins d’erreurs
Se faire aider par un logiciel de dématérialisation est plus qu’intéressant, car les fautes de frappe ou de calculs seront réduits. Par conséquent, l’employé sera plus en confiance en effectuant son travail. Aussi, l’entreprise diminue les risques d’engager des frais supplémentaires pour corriger des erreurs qui auraient pu être évitées.
La dématérialisation pour ne plus perdre des documents
Se tourner vers la dématérialisation permet de s’assurer d’avoir tous les dossiers importants en lieu sûr. Ceci évite ainsi la perte des documents importants, ce qui peut mettre l’entreprise en difficulté. En effet, les accidents peuvent arriver : suppression involontaire, incendie, dégât des eaux, …
La dématérialisation pour faire des économies
Cela peut ne pas être évident sur le court terme, mais vous verrez que la dématérialisation vous fera économiser énormément au fil du temps.
Moins de déchets d’impression
Grâce à la dématérialisation de vos documents, vous n’aurez plus besoin d’acheter des rames de papier en quantité, par exemple. L’imprimante ne sera plus aussi sollicitée qu’auparavant, ce qui réduira aussi le budget alloué en encre et en entretien de l’appareil.
Un coût de fonctionnement réduit
Le coût de fonctionnement rassemble les éléments suivants :
- coût de production ;
- coût de stockage ;
- coût d’archivage.
Il va sans dire que le budget dédié pour ces derniers ne sera plus le même dès votre passage à la dématérialisation de vos documents.
La dématérialisation pour une image plus moderne
Si vous souhaitez vous présenter en tant que réelle entreprise du XXIe siècle, il est primordial que vous soyez à la page et que vous suiviez toutes les tendances dans le monde professionnel. Il est aussi intéressant de souligner que les clients sont plus attirés par les entreprises modernes.
Pour une image de marque engagée
Le fait de supprimer les documents physiques envoie un signal fort : vous êtes une entreprise engagée et responsable. En effet, la dématérialisation réduit considérablement votre empreinte carbone.
