Organiser un événement réussi n’est pas chose facile, quel qu’il soit, mais lorsqu’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, l’enjeu est grand. Il en va non seulement de la réputation de l’entreprise, mais aussi de l’impression laissée aux collaborateurs et partenaires qui y assistent. Par ailleurs, le séminaire répond à un besoin précis et les objectifs définis en amont doivent, eux aussi, être atteints. Alors comment organiser un séminaire qui marquera les esprits par son contenu et son organisation ?
Pourquoi et comment organiser un séminaire ?
Un séminaire répond à des objectifs précis qu’il convient de déterminer en amont. Il s’articule autour d’un thème précis et permet en général de remotiver les équipes, de renforcer la cohésion des collaborateurs, mais aussi de porter les valeurs de l’entreprise. Selon les besoins, il peut par exemple prendre la forme d’un séminaire d’intégration, lorsque de nouveaux membres rejoignent l’entreprise, de réflexion, lorsqu’un point précis doit être discuté ou de formation, lorsqu’une compétence nouvelle doit être approfondie. Nos séminaires d’entreprise répondent à l’exigence de chaque entreprise et de chaque séminaire, quelle que soit la forme envisagée. Pour être réussi, un séminaire se doit d’être impeccablement organisé, afin de laisser un souvenir d’excellence à chacun.
Les questions à se poser
La première piste de réflexion concerne bien sûr le thème et les objectifs. Tant que ceux-ci ne sont pas clairement définis, il est impossible de progresser dans l’organisation du séminaire. En fonction de cette question, il vous faudra aussi réfléchir à la forme : qui doit participer, s’agit-il d’inviter uniquement certains membres de l’entreprise ou l’ensemble de vos collaborateurs ? Des personnes extérieures à l’entreprise sont-elles aussi conviées à se joindre à l’événement ? Vient ensuite la question du budget alloué. L’enjeu étant important, c’est un point à ne pas négliger. Enfin, il vous faudra déterminer la date et le lieu. Pensez à choisir un endroit chaleureux, agréable et accessible à tous. Si le séminaire dure plus d’une journée, le lieu doit aussi pouvoir permettre à vos collaborateurs de rester sur place dans des conditions optimales.
Ce qui fait la différence
Une fois que vous avez déterminé les principaux points clés, il vous faut approfondir la réflexion autour de votre événement. Une bonne organisation étant primordiale, nous vous conseillons d’organiser un rétroplanning des événements, qui vous permettra de ne rien oublier avant le grand jour et de ne pas vous retrouver pris au dépourvu à la dernière minute. Pensez également à la communication autour de votre événement : plus les participants sont prévenus à l’avance, plus la programmation leur semble intéressante et le cadre agréable, plus ils seront nombreux à venir. Enfin, vous pouvez songer à inclure des animations afin de rendre l’événement plus ludique. Des activités permettant à chacun de se détendre est essentiel pour permettre à vos collaborateurs de se concentrer le reste du temps.
Les points essentiels durant le séminaire
Dès l’ouverture, voire en amont, il vous faudra transmettre le planning détaillé du séminaire aux participants. Tout doit y être mentionnés : les plages de réunions, mais aussi les activités et les temps libres… Enfin, le confort de vos participants est essentiel. Tout comme le choix du lieu, dans un cadre le plus accueillant possible, la restauration est essentielle. Veillez donc à ce qu’elle soit à la hauteur des attentes de chacun.
