Les processus d’approvisionnements et d’achats en entreprise ont une importance capitale pour qu’une entreprise demeure compétitive. Des produits livrés au bon moment et rapidement ont un impact positif pour son développement. L’e-procurement permet de faciliter les différents processus d’achat en les dématérialisant. Découvrez les enjeux de cette gestion électronique et comment elle se déroule.
Comprendre l’e-procurement en quelques lignes
L’e-procurement est un concept qui est né avec l’évolution numérique et qui permet d’optimiser la chaîne d’approvisionnement. Également connu sous le nom d’approvisionnement en ligne, c’est un processus d’achat électronique utilisé par les entreprises pour acquérir des biens auprès de fournisseurs.
- cette méthode s’adresse principalement aux entreprises, dans le cadre du commerce interentreprises B2B. Il est nécessaire dans des achats en grande quantité ou dans des achats réguliers. Découvrez ici, l’intérêt de l’e-procurement en entreprise ;
- le principe est assez simple et consiste à rechercher différents fournisseurs directement en ligne, en réduisant les démarches physiques. Cette recherche se fait via des plateformes intermédiaires en ligne, ou directement sur les ERP de l’entreprise en y intégrant des outils d’e-procurement ;
- grâce à cette stratégie numérique, l’ensemble du processus d’achat est optimisé et facilité, que ce soit dans la sélection des fournisseurs, dans le suivi des commandes, à la gestion des stocks.
Les avantages de l’e-procurement
Avec un marché devenu de plus en plus concurrentiel, l’e-procurement est une nécessité pour rester compétitif. L’approvisionnement électronique offre plusieurs avantages significatifs sur tous les aspects de la chaîne d’approvisionnement.
Optimisation des processus d’achats
Avec l’e-procurement une entreprise peut optimiser efficacement ses achats. Cette dématérialisation permet de mieux maîtriser les processus : de la phase de sélection des produits, à l’acheminement, jusqu’à la livraison. Elle permet ainsi d’avoir une meilleure visibilité des fournisseurs et des produits et permet de mieux gérer son portefeuille d’achat. Un désavantage de ce processus est toutefois la limitation des échanges en termes de négociations.
Automatisation des différentes tâches
C’est un processus totalement contrôlé où toutes les tâches sont automatisées. Cette automatisation est utile et permet d’accélérer les différentes procédures. Elle permet également de les rationaliser, d’éviter les erreurs et d’avoir une meilleure transparence des transactions.
Meilleure gestion des fournisseurs
En termes d’échange, l’e-procurement vous permet de mieux gérer vos fournisseurs. Vous avez un accès rapide à différents fournisseurs et de plateformes, mais également à un large catalogue de produits. Cette visibilité vous permet de vous retrouver facilement et de mieux gérer vos commandes. Cela vous permet également de faire un comparatif rapide des fournisseurs pour avoir les prix les plus compétitifs du marché.
La rapidité des transactions
Par rapport aux achats physiques qui peuvent prendre du temps, que ce soit en termes de déplacement, de repérage des produits ou de délai des transactions, l’e-procurement vous permet de sauter de nombreuses étapes. Les transactions se déroulent en ligne et vous commandez instantanément, ce qui permet de gagner un temps précieux. De plus, les achats peuvent se faire 7j/7 et 24h/24 avec une assistance en ligne.
Meilleur suivi des achats
À tout moment, vous pouvez visualiser les achats que vous avez effectués. Vous pouvez visualiser l’historique de vos ventes, vous avez les détails de chaque opération et de chaque panier client. Cette visibilité permet de mieux contrôler vos dépenses et de mieux mesurer vos besoins.
Accès à des produits à travers le monde
L’e-procurement offre également un avantage stratégique en donnant aux entreprises un accès à un vaste réseau de fournisseurs. Ce réseau ne se limite pas à un territoire et offre un accès à un réseau de fournisseurs à travers le monde. Ce réseau vous permet également de réduire les risques en cas de rupture de stock et d’avoir accès à de nombreux prestataires de biens.
La dématérialisation des processus
En termes de dématérialisation, vous réduisez considérablement les tâches administratives récurrentes. Cela vous permet également de réduire les effectifs et de faire des économies de personnel.
Quels sont les processus de l’e-procurement ?
L’e-procurement est un processus simplifié d’achat, il comprend quelques étapes traditionnelles qui se basent sur 4 étapes bien précises.
Le choix de la plateforme
Le choix de la plateforme pour effectuer ses achats et le premier processus. Les entreprises peuvent opter pour des plateformes en ligne dédiées ou intégrer directement des solutions d’e-procurement dans leur ERP. Cette dernière étape permet de traiter efficacement les achats sur un seul tableau de bord. L’entreprise peut intégrer différentes plateformes en fonction de ses besoins.
Le choix des fournisseurs et des produits
La seconde étape consiste à choisir les fournisseurs, cela peut se faire par une sélection directe ou par un appel d’offres en ligne. Après le choix du fournisseur, vous sélectionnez le produit souhaité dans les catalogues proposés.
Le processus de commande
Une fois les produits sélectionnés et commandés, le processus de commande est enclenché. L’ordre est automatiquement transmis aux fournisseurs concernés. À leur tour, ils préparent les produits pour la livraison.
Le processus de paiement et facturation
Les paiements se font par la suite en ligne puis les factures sont générées électroniquement. L’étape finale est l’acheminement des produits.
