Le choix d’un lieu approprié pour organiser votre prochain évènement professionnel est essentiel à son succès. Voici cinq facteurs à prendre en compte pour commencer votre recherche de salle de séminaire.

Critère numéro 1 : la capacité du lieu

Le nombre de participants que vous prévoyez pour votre évènement pourra déjà réduire les résultats de votre recherche de sites. En effet, les lieux publient généralement des informations concernant leur capacité sur leur site internet. Pour l’organisation d’un séminaire à Toulouse, il vous est conseillé de réserver un espace dont la capacité se rapproche le plus possible du nombre de participants que vous attendez.

Critère numéro 2 : l’emplacement

Que les participants de votre prochain évènement professionnel soient locaux ou viennent de l’extérieur de votre ville, optez pour une salle de séminaire implantée dans un lieu central et facile d’accès. Dans le cas où votre formation, votre séminaire ou votre assemblée générale se déroule sur plusieurs jours, assurez-vous de choisir un lieu à proximité des hôtels et d’une variété de restaurants ou un lieu qui propose des services d’hébergement. En prime, vous pouvez aussi réserver un emplacement à proximité des attractions locales ou des points d’intérêt. Cela peut offrir des opportunités de création de liens d’entreprise ou de réseautage en dehors de l’événement officiel.

Critère numéro 3 : la disposition de l’espace

Le format et le programme de votre évènement vont principalement déterminer la disposition de la salle de séminaire pour un congrès, une formation, une réunion ou une assemblée générale dont vous avez besoin. Voici quelques idées pour mieux vous aider :

  • pour un style amphithéâtre, les tables rondes et les présentations sur projecteur sont les plus adaptés ;
  • pour des sessions de formation, optez plutôt pour une disposition de salle de classe ou de conférence.

Critère numéro 4 : les ressources

Renseignez-vous bien avant de faire votre réservation pour savoir si le site que vous avez choisi comprend déjà un mobilier et tous les équipements dont vous pourrez avoir besoin pour votre évènement. Notez que certaines salles de séminaire en parc ou en château peuvent proposer des ressources à la carte :

  • hauts-parleurs ;
  • projecteurs ;
  • écrans ;
  • microphones ;
  • éclairage spécial ;
  • Wifi, etc.

En plus de cela, assurez-vous également de demander aux sites les équipements supplémentaires qu’ils peuvent vous fournir, notamment les services de restauration. Certains lieux peuvent aussi proposer des extras comme des blocs-notes et des stylos, des compositions florales et d’autres éléments de décoration.

Critère numéro 5 : l’atmosphère

Après avoir pris en compte tous les facteurs pratiques lors du choix d’un lieu, vous devez aussi tenir compte de facteurs intangibles, notamment l’atmosphère et l’ambiance du lieu de votre choix. En effet, ces critères peuvent donner le ton à votre événement. Dans le cas où votre réunion ou votre séminaire comprend des discussions sérieuses, optez plutôt pour un espace avec peu de distractions et une image professionnelle plus soignée. Par contre, si l’événement vise à inspirer la créativité et à renforcer les liens avec votre équipe, un lieu plus décontracté serait l’idéal.