Il n’y a pas un seul chef d’entreprise qui refuserait de pouvoir améliorer son entreprise. Quel que soit le titre qu’on lui donne, les améliorations doivent être constantes au sein d’une organisation. Un processus appelé amélioration continue apporte précisément cette valeur. Cet article présente un exemple d’amélioration continue, ainsi que des techniques, qui vous permettront d’aider votre entreprise à mieux fonctionner. Pour en savoir plus, lisez cet article.
Les améliorations commerciales ne profitent pas seulement aux résultats, mais elles améliorent également la qualité, la sécurité et la satisfaction des employés et des clients. 54 % des améliorations augmentent la satisfaction des clients.
Que vous sachiez ou non ce que vous devez améliorer, cet article vous fournira tout ce que vous devez savoir sur l’amélioration continue, ainsi que des exemples de mise en œuvre qui pourraient grandement profiter à votre organisation.
Qu’est-ce que l’amélioration continue ?
Tout d’abord, définissons ce que signifie l’amélioration continue. Enracinée dans le secteur manufacturier, l’amélioration continue est une méthode qui s’efforce de localiser les possibilités d’assurer l’efficacité, en permanence. Cela implique l’évaluation des processus, des produits et des services actuels pour s’assurer que la production est maximisée et les déchets minimisés.
L’amélioration continue profite aux parties prenantes internes et externes, des employés aux clients et aux investisseurs. Mais l’amélioration continue n’est pas une affaire ponctuelle qu’une entreprise réalise et oublie ensuite. Si le nom ne l’indique pas, il faut le faire comprendre : la méthode est continue, car elle n’a pas de fin. C’est une méthode qui s’inscrit dans la continuité des activités d’une entreprise. Vous pouvez la considérer comme un mode de vie, plutôt que comme quelque chose de nouveau que vous pourriez essayer une fois. Mais, même si elle devient une partie de votre entreprise, elle nécessite toujours une stratégie et une méthodologie pour avoir un impact sur le changement.
Comme l’amélioration continue devient un mode de fonctionnement, cela signifie que tout le monde doit être à bord. La création d’une culture de l’amélioration est donc une priorité pour que cela fonctionne. Pour ce faire, il faut donner à tous les membres d’une organisation les moyens de comprendre qu’ils peuvent indiquer les domaines dans lesquels le développement peut susciter un changement positif.
Types d’amélioration des processus
Il existe différentes méthodes pour améliorer les processus. Nous allons définir brièvement trois types de méthodes, puis nous passerons à des exemples d’amélioration continue.
– La technologie LEAN : Créée par Toyota pour optimiser son cycle de production, l’amélioration LEAN est centrée sur le client. Elle définit ce que les clients apprécient le plus du processus pour déterminer ce qui peut être éliminé de la production d’un produit afin de diminuer les déchets et de réduire les coûts.
– Six Sigma : Six Sigma est une méthode qui se concentre sur l’amélioration de la qualité des processus d’entreprise. Elle vise à limiter la variation des processus afin d’assurer la cohérence et d’accroître les performances. Elle utilise des statistiques pour mesurer les écarts par rapport à une ligne centrale définie sur une carte de contrôle.
– Gestion de la qualité au plus haut niveau : Avec une certaine similarité avec Six Sigma, la gestion de la qualité au plus haut niveau (TCM) tient toutes les parties impliquées responsables de la production de résultats de qualité. Elle cherche à standardiser les processus afin de réduire les erreurs.
5 exemples d’amélioration continue
Maintenant que vous comprenez ce qu’est l’amélioration continue des processus, il sera utile de voir la théorie appliquée dans un contexte commercial.
Voici cinq exemples d’amélioration continue des processus et les endroits où vous pouvez l’utiliser dans vos pratiques quotidiennes :
1. Idées et groupes de réflexion :
La mise en place de groupes de réflexion et de sessions d’idéation réguliers peut être bénéfique pour votre organisation. Vous pouvez choisir d’organiser des groupes de réflexion en fonction d’un ordre du jour ou, à tout le moins, d’obtenir la participation de personnes clés afin que des idées précieuses soient discutées. Au cours de ces sessions, vous pouvez expliquer comment les processus sont actuellement menés pour voir s’il y a des points à améliorer et des changements à apporter. Souvent, la technologie étant si étroitement liée à la plupart des processus d’entreprise, le point de départ est de discuter des mises à jour et des nouvelles solutions technologiques visant à l’optimisation. Par exemple, les solutions d’automatisation sont de plus en plus nécessaires pour que les entreprises restent compétitives.
2. Enquêtes et sondages :
Les personnes qui travaillent au sein de votre organisation sont les mieux placées pour savoir où des améliorations peuvent être apportées. Il est non seulement important d’obtenir un retour d’information de la part des clients et des fournisseurs, mais aussi de connaître l’avis des employés, qui est souvent négligé. En interrogeant votre équipe, vous pouvez connaître ses points faibles et trouver des points à améliorer. En tant que chef d’entreprise, vous passez la plupart de votre temps sur la vue d’ensemble, de sorte que les petits détails qui ont une incidence significative sur les résultats de votre entreprise peuvent passer inaperçus sans une telle connaissance.
3. Formation mensuelle :
Dans les grandes entreprises, en particulier, il est courant que chaque employé travaille dans un silo ou « couloir de nage ». Mais la formation polyvalente et les logiciels d’automatisation peuvent tous deux contribuer à l’amélioration des processus. Par exemple, si vous pouvez former les employés à savoir comment effectuer plusieurs tâches, alors si quelqu’un est absent pour cause de maladie ou de vacances, un processus reste intact. Une autre idée consiste à mettre en place un outil d’automatisation au sein de votre organisation afin de réduire la dépendance vis-à-vis du personnel clé. Par exemple, les outils d’automatisation sont conçus de telle sorte que les processus sont stockés dans le système et peuvent être exécutés par pratiquement toute personne ayant un accès. Non seulement le processus est stocké et s’exécute automatiquement, mais à mesure que le processus se déroule, le système documente les étapes qu’il suit pour produire son résultat.
4. Audits de temps :
L’une des ressources les plus importantes gaspillées au sein d’une entreprise est le temps. Pouvoir mesurer et évaluer avec précision le temps que prend un processus pour le compte de vos employés peut vous donner un aperçu des domaines dans lesquels vous pouvez optimiser un processus. C’est aussi simple que d’utiliser un logiciel pour chronométrer un processus. Ensuite, vous pouvez analyser la durée des processus et trouver des moyens d’éliminer le temps perdu. Cela peut prendre la forme d’une automatisation des approbations et d’une réduction des points de contact, ce qui permet d’éviter les goulets d’étranglement et les retards potentiels.
5. Boule de cristal :
Au sein des organisations, les processus sont rarement lancés et achevés par une seule personne. C’est pourquoi chaque processus doit avoir une personne qui peut être tenue responsable de son exécution, mais qui nécessite quand même la contribution et l’assistance de plusieurs personnes. L’approche « catchball » est une méthode d’amélioration continue qui exige que la personne qui a lancé un processus énonce clairement son objectif et ses préoccupations aux autres personnes impliquées. De cette façon, elle peut ensuite le « lancer » au groupe pour obtenir un retour d’information et des idées d’amélioration, mais la personne seule reste responsable de son exécution.
Les idées ci-dessus ne sont que quelques exemples d’amélioration continue au sein de votre organisation.
Voici un aperçu de certains domaines qui génèrent des déchets au sein de l’entreprise et qui peuvent souvent être améliorés :
– Le respect des délais : Temps d’arrêt du système, approbations et goulots d’étranglement de l’information
– Des erreurs : Erreurs de saisie manuelle des données, erreurs de facturation
– Les gens : Sous-utilisation de la main-d’œuvre, gestion excessive et microgestion
– Production : Surproduction de documents (pensez à digiposte ) imprimés avant que cela ne soit nécessaire
Tout ce qui précède n’est qu’un exemple de base de ce à quoi de nombreuses entreprises sont confrontées. Dans tous les cas, un outil d’automatisation peut aider à éliminer le gaspillage et à favoriser l’amélioration continue. L’outil d’automatisation est conçu pour être accessible à toutes les parties concernées, et en automatisant les données et les processus, les erreurs sont intrinsèquement réduites.
Amélioration continue incrémentielle ou révolutionnaire
Il est possible d’apporter des améliorations continues au fur et à mesure ou d’adopter une approche globale pour s’attaquer aux problèmes importants en une seule fois :
1. Amélioration continue progressive :
Ce type d’amélioration des processus se fait au fur et à mesure que vous reconnaissez des problèmes au cours d’un processus. L’avantage de ce type d’amélioration est qu’elle est relativement moins coûteuse et plus rapide que l’amélioration continue révolutionnaire. Supposons que vous meniez un processus et que vous constatiez une erreur. Il peut s’agir d’une faute de frappe dans une brochure ou d’une erreur dans les données. Vous pouvez corriger l’erreur au fur et à mesure ; cependant, pour que le processus réel progresse lors de sa prochaine itération sans la même erreur, il faut que vous communiquiez le changement. Ainsi, l’amélioration continue progressive est bénéfique tant que la personne qui corrige l’erreur la signale au reste de l’organisation.
2. L’amélioration continue révolutionnaire :
L’amélioration continue révolutionnaire se produit dans l’autre sens. Plutôt que d’apporter un changement au cours du processus lui-même, il s’agit de cibler le processus d’amélioration, puis d’aborder stratégiquement le changement comme un front uni. Il s’agit généralement d’éléments de correction plus substantiels qui nécessitent la mise en œuvre par une équipe entière.
Avantages de l’amélioration continue
L’amélioration continue vise à atteindre deux objectifs principaux, à savoir la rationalisation des flux de travail et la réduction du gaspillage. Ensemble, ces deux objectifs visent à réduire les coûts et à optimiser les résultats, qu’il s’agisse de la qualité d’un produit ou d’un service.
3. Rationaliser le flux de travail :
La plupart des processus nécessitent de multiples points de contact ou parties impliquées. Ceux-ci peuvent toujours être améliorés. Qu’il s’agisse de la base des données nécessaires ou de la communication entre les personnes qui jouent un rôle dans leur réalisation.
4. Réduire les coûts/les déchets :
Les chefs de projet et les dirigeants disposent de modèles et de données pour examiner le coût de chaque projet. Grâce à l’amélioration continue des processus, ils peuvent évaluer les cas où les frais sont trop élevés et travailler ensuite à la réduction des coûts et du gaspillage pour rendre un processus plus efficace.
Comment mettre en œuvre l’amélioration continue des processus
Comme mentionné ci-dessus, l’amélioration continue des processus n’a pas toujours un début et une fin clairs. Au contraire, elle fonctionne mieux lorsqu’elle fait partie de la culture de l’entreprise et implique tout le monde au sein de l’organisation.
Voici quelques considérations sur la manière de faire de l’amélioration continue des processus la norme dans votre entreprise :
1. Améliorations gérables :
Fixez des objectifs raisonnables. Lorsque vous souhaitez apporter des améliorations, vous devez décomposer les grands projets en éléments plus petits et mesurables. Cela vous aidera à réduire la surcharge de travail et à maintenir tous les participants sur la bonne voie pour réussir.
2. Obtenez un retour d’information :
Vous devez constamment solliciter le retour d’information des clients, des parties prenantes et des employés tout au long de vos activités. Ce retour d’information vous aidera non seulement à repérer les possibilités d’amélioration, mais il peut aussi vous offrir de nouvelles perspectives et susciter de nouvelles idées.
3. Motiver les employés :
Vous devez non seulement créer une culture dans laquelle chaque employé se sent habilité à remarquer les inefficacités et à proposer des solutions, mais vous devez également développer une culture valorisante pour être motivant. Par exemple, vous pouvez créer des récompenses ou développer un système accessible permettant aux employés de partager leurs réactions en permanence.
Le résultat final
L’amélioration continue des processus offre une méthode permettant à votre entreprise de s’améliorer à tout moment. Que vous choisissiez de mettre en œuvre des changements progressifs ou révolutionnaires, ou un mélange des deux, vous pouvez contribuer à réduire les déchets et à optimiser les résultats. L’exemple et les stratégies d’amélioration continue ci-dessus peuvent vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.
