Avec le digital qui prend de plus en plus de place dans la vie de tous les jours, particuliers comme professionnels ont besoin d’assurer au mieux la gestion de leurs documents électroniques. C’est pour répondre à ces besoins que la poste a lancé au cours de l’année 2011 le coffre-fort numérique digipost, qui permet d’organiser de manière sécurisé tous les documents administratifs importants : factures, relevés bancaires, bulletins de paie, courriers, etc. Les utilisateurs ont droit à une offre complète qui leur procure un gain de temps phénoménal. Voici un petit zoom sur le sujet.
Le service Digiposte de la poste : C’est quoi ?
Le digipost est un coffre-fort numérique de la poste qui est mis à la disposition de particulier et professionnel. Le service permet aux particulier de dématérialiser et de centraliser dans un espace sécurisé sur le web tous leurs documents personnels sensibles : bulletins de salaire, relevés de compte ou facturation.
Le coffre-fort électronique assure ainsi la réception, l’archivage et le partage des documents importants en toute sécurité. L’utilisateur dispose même d’une boite-aux-lettres pour recevoir par voie électronique certains documents au même titre que des documents-papier.
Pour les entreprises, le coffre-fort numérique Digiposte assure la gestion de l’intégralité du flux documentaire. Les documents confidentiels peuvent être envoyés sans souci aux prestataires, clients, salarié ou fournisseur, afin de faciliter le partage de documents entre tous les collaborateurs.
Comment activer son compte Digiposte ?
Comme expliqué sur le site officiel Digiposte, lors de la création de votre coffre fort numérique, vous recevez un email d’activation dans votre boîte mail.
Pour finaliser et confirmer votre inscription, il vous suffira de cliquer sur l’onglet « Confirmer mon adresse e-mail ». Pensez à vérifier vos spams (courriers indésirables), parfois les courriels arrivent dans cette boîte mail là.
Le service Digiposte pour les particuliers
Pour un particulier, digipost est un service qui permet de recevoir, de stocker et de partager des documents de tout genre en ligne.
La réception des documents en ligne
L’utilisateur du service de coffre-fort en ligne est en mesure de réceptionner des documents virtuels depuis n’importe quel appareil avec connexion internet (découvrez starlink : le futur des connexions internet). Tous les documents numérisés reçus sont ainsi stockés dans un seul et unique espace.
Le classement des documents
Un système de sauvegarde permet de classer les documents avec un système d’alerte par email pour les échéances.
Les documents peuvent être organisés par ligne pour simplifier les recherches. La valeur juridique de chaque document archivé reste inchangée.
Le partage d’accès
Le droit d’accès aux documents administratifs est entièrement limité et sécurisé par l’utilisateur. L’utilisateur peut choisir à qui partager cet accès s’il le souhaite.
Digiposte coffre fort, ça fonctionne pour les entreprises ?
Le service Digiposte de la poste est destiné pour toutes les entreprises sans exception, petites moyennes ou grandes. C’est une solution digitale efficace qui leur permet de gérer de manière simplifiée tout le partage de document pour les entités ou les personnes avec qui elles sont en collaboration.
Dans le cadre juridique, les documents dématérialisés partagés conservent leur valeur légale au même titre qu’un original sous-format papier.
C’est un système de dématérialisation très pratique procurant un gain de temps phénoménal mais aussi un gain d’argent, évitant ainsi d’avoir à dépenser des ressources financières importantes pour les documents en papiers.
Quels sont les avantages du service pour les entreprises ?
Le service de centralisation de document procure un certain nombre d’avantages pour les entreprises :
- Une maitrise des budgets financiers, avec un système de tarification de type « pay as you go », permettant à l’émetteur de ne payer que l’espace de stockage utilisé ;
- Un seul opérateur pour ce qui est de la complémentarité numérique et du flux de papier ;
- Un envoi de documents plus simplifié, avec un connecteur directement relié à une chaine éditique ;
- Un suivi complet sur extranet, afin d’assurer la gestion du flux, suivre le nombre de destinataire, envoyer et réceptionner des documents.
Le coffre-fort virtuel Digiposte est une solution de communication d’une efficacité impressionnante avec une excellente intégrité des données partagées.
Digiposte coffre fort : La sécurité et la confidentialité
La solution digitale de stockage digipost (tout comme mypeopledoc notamment) est basée sur une technologie avancée en terme d’échange numérisé, qui offre un gage de sécurité et de fiabilité sur la confidentialité des documents numériques reçus, stockés ou partagés.
L’identité de l’expéditeur et du destinataire reste entièrement confidentielle. L’intégrité des flux de documents est garantie.
Les envois sont tracés peu importe la destination. La traçabilité est d’une importance capitale pour des échanges d’informations entre particuliers ou professionnels pour garder la pérennité des échanges électroniques.
Le concept est doté d’un système d’authentification très élevé pour assurer la sécurité des transferts de données.
La Digiposte est conforme suivant différentes normes : l’Afnor NFZ42-013 pour l’archivage électronique, le NFZ42-025 pour ce qui est des bulletins de paie électronique, la norme ISO 15489 concernant l’archivage proprement dit, le label FNTC-TA pour les tiers archiveurs.
Choisissez Digiposte, le coffre-fort sécurisé de la poste, pour un stockage de documents en toute sécurité (tout comme l’entreprise peopledoc qui gère le stockage de documents, notamment). Que ce soit pour la gestion de vos documents personnels ou en entreprise, c’est la solution qu’il vous faut !
La double authentification par SMS : le gage de sécurité de Digiposte
Comme expliqué sur le site officiel de Digiposte, pour sécuriser davantage l’accès à votre coffre-fort numérique, vous pouvez activer un second facteur d’authentification, en plus de votre e-mail / mot de passe. Ainsi, vous recevrez un code à usage unique par SMS à chaque fois que vous voudrez vous connecter à Digiposte. Attention cependant, vous ne pourrez opter pour cette option que sur internet, via le site web de Digiposte.
- Pour activer ce facteur à double authentification, cliquez sur votre Profil en haut à droite et allez ensuite dans la rubrique Sécurité > Double authentification SMS > Activer.
- Rentrez votre mot de passe Digiposte puis cliquez sur Activer et suivez le parcours affiché à l’écran pour ensuite entrer votre numéro de téléphone (ne vous en faites pas, vous ne recevrez pas de publicités intempestives, tout le système Digiposte est sécurisé et fiable !)
- Si votre numéro de téléphone figure déjà sur votre compte Digiposte, vous n’aurez qu’à saisir le code de vérification reçu par SMS.
- Vous avez l’opportunité de désactiver la sécurité de la double authentification par SMS à tout moment, via le site Digiposte. N’oubliez pas de consulter votre statut pour savoir si vous avez la double sécurité enclenchée (double authentification Activée ou Désactivée) dans Profil > Sécurité > Double authentification SMS.
Vous avez perdu votre mot de passe Digiposte ? Pas de panique !
Dans le cas d’une perte ou d’un oubli de mot de passe, vous aurez à réinitialiser ce dernier via le site officiel Digiposte. Voici les étapes à suivre pour réinitialiser votre mot de passe :
- Rendez-vous sur la page de connexion Digiposte, cliquez sur « Mot de passe oublié ? »
- Entrez ensuite votre adresse e-mail de connexion
- Enfin, vous réceptionnerez un mail contenant un code à 6 chiffres, afin que vous puissiez changer votre mot de passe.
- Connectez-vous à Digiposte en ligne après avoir changé votre mot de passe, et le tour est joué !
- Pas de panique, votre mot de passe sera modifié sur l’ensemble des services de la Poste (Identité Numérique, Digiposte, site de La Poste, etc.)
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