L’outil mypeopledoc est un service en ligne qui propose des prestations en RH. Le dispositif a été mis en place pour permettre aux entreprises de faire la gestion de leurs diverses opérations RH ainsi que de communiquer avec leurs salariés. Il s’agit alors d’un outil qui facilite le travail des services RH. Gérer les cas, automatiser les processus, gérer les traitements de dossiers de tous les acteurs de l’entreprise…Bref, Mypeople Doc est un outil hautement performant. Allons tout développer sur le sujet.
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
Mypeopledoc est un outil digital, très facile et pratique d’utilisation. Les solutions proposées par le dispositif en ligne sont directement intégrées aux systèmes informatiques (qui peuvent être gérés par un broker informatique) existants au sein des services RH de l’entreprise concernée.
C’est une structure qui assure la réception de l’intégralité des documents RH, dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des données (découvrez le coffre fort numérique digiposte). C’est la Caisse des dépôts Arkhineo qui est chargé du stockage de tous les documents traités.
D’une grande performance, de nombreuses grandes enseignes font parties de la vaste clientèle de mypeopledoc comme Starbucks France, Bouygues Telecom, etc. plusieurs millions de documents bénéficient d’un traitement chaque année.
Les avantages d’utilisation de Mypeopledoc ?
De nombreuses raisons font que mypeopledoc soit autant apprécié, surtout par les marques très connues à travers le monde :
- Une réduction du transport physique de document, et ne pas avoir à gaspiller le temps pour la recherche de dossiers ;
- Une haute sécurisation de tous les traitements effectués, grâce au coffre-fort personnel ;
- Une économie de place, avec la digitalisation, tous les dossiers sont stockés au même endroit, sans prévoir de pièce spéciale archive ;
- Un gain de temps énorme, le traitement des documents se fait de manière plus rapide avec une facilité d’accès.
Comment fonctionne mypeopledoc ?
Comment signer un document en ligne ?
Comme indiqué sur le site officiel de mypeopledoc, vous pouvez signer tout type de document (avenant, contrat, etc.) en ligne via la plateforme mypeopledoc, en toute sécurité et en toute simplicité. A chaque signature demandée, vous recevrez les informations nécessaires par mail : description, titre, date limite de signature, etc. Vous saurez également le lien pour consulter et signer le document en ligne. Voici les étapes à suivre :
- Pour signer un document, vous aurez besoin d’accéder à vos emails et à votre téléphone mobile (attention, il faut que ce soit le téléphone qui corresponde au numéro donné à votre employeur). Vous recevrez un code par SMS. il vous faut un accès à vos emails ainsi qu’à votre téléphone portable (numéro que vous avez déclaré à votre employeur) pour recevoir le code d’accès par SMS.
- Vous pouvez, en plus du mail de notification, recevoir un SMS de notification de votre employeur, précisant qu’un nouveau document est en attente de signature.
- Connectez-vous à votre boîte mail et cliquez sur le lien accompagnant le descriptif du document à signer. Ainsi, vous serez directement dirigé vers le guichet de signature en ligne. En parallèle, vous recevrez un SMS avec le code d’accès pour vous permettre de sécuriser la signature. A savoir : Ce code reçu par SMS vous permet d’accéder au document et de le consulter, il n’engage pas à la signature.
- Ensuite, il vous suffit de rentrer votre code reçu par SMS dans le champ « code d’accès » et d’accepter les conditions d’utilisation du service de signature en cochant la case prévue à cet effet. A savoir : le code est valable pour un temps limité, si vous essayer de valider la page et que le code est expiré, un nouveau code est envoyé automatiquement pour répéter l’opération.
- Une fois que vous avez rentré le code et accepté les conditions, vous aurez accès au document à signer : là, plusieurs options s’offrent à vous : vous pouvez prendre connaissance du document et de choisir de le signer, de le refuser ou de quitter le guichet et le signer plus tard. A savoir : si vous êtes hors délais de signature, le document ne sera plus disponible à la signature.
Que faire si je ne reçois pas le code de d’accès par SMS ?
- Peut être que le numéro de téléphone enregistré par votre employeur est erroné : ainsi, nous vous conseillons de rentrer en contact avec votre employeur pour modifier votre numéro de téléphone.
- Dans le cas où votre numéro de téléphone est bien renseigné auprès de votre employeur, et que vous n’avez toujours pas reçu de code d’accès par SMS au bout de 10 minutes, nous vous conseillons de contacter le service client de Mypeopledoc (en leur précisant votre numéro de téléphone ainsi que le numéro de signature).
Envoi par mail Vs envoi sur Mypeopledoc : Quelles différences ?
Une question se pose souvent : Quelle différence y a-t-il entre un transfert de document par simple mail et sur l’outil en ligne ? Pour répondre à la question, c’est surtout la sécurité, la légalité et la valeur assurée par le dispositif Rh en ligne qui fait beaucoup de différence.
La validité sur le plan juridictionnel d’un document spécifique n’est pas toujours garantie par un mail. Et pourtant, certaines informations faisant l’objet du traitement sont hautement sensibles. Leur traitement doit alors se faire dans la plus haute confidentialité possible pour ne pas tomber en de mauvaises mains.
Sur un mail, le document électronique joint n’est pas réellement légitime, avec l’absence de signature et l’horodatage. Il se peut que dans certains cas, l’expéditeur n’est pas authentifié correctement.
A l’inverse de cela, tous les documents traités à travers l’outil en ligne sont constitués par une signature suivant les normes de sécurité avec une validité illimitée.
Les documents seront garantis en légitimité avec une confirmation de l’identité exact de l’expéditeur. Aucun spam, aucun risque de suppression, aucune erreur… Mypeople Doc est très sécuritaire et confidentiel avec une capacité de stockage sans durée limite.
Booster la productivité des RH
Le portail en ligne dédié aux RH propose des prestations permettant aux services concernés de procurer une aide à tous leurs salariés, à tout moment, que ce soit une situation simple ou plus sophistiquée.
Avec l’intégration aux systèmes RH existants, tous les processus qui de base ont été faits manuellement deviennent automatisés. La gestion des documents devient alors très actif. Les soucis de conformité en sont fortement réduits.
En tant que Chef d’entreprise, c’est toujours instructif de connaitre les attentes de vos salariés. En répondant à ces besoins, leur productivité sera ainsi boostée comme jamais.
Des processus automatisés
Les opérations RH deviennent plus rapide grâce à l’utilisation d’un tel outil. L’intégralité des processus liés à la personne est prise en charge en fonction des demandes et des besoins.
Il est tout à fait possible de faire la création de flux, de formulaires pour faciliter le travail, pour les mettre à jour quand nécessaire.
Une analyse au plus haut point
Mypeople Doc est composé de tableaux de bord très simple d’utilisation, intégrants tous les indicateurs de performance afin d’en faire le suivi. Les prestations sont ainsi optimisées et l’expérience des salariés s’avère etre améliorée.
Le partage des services des RH
Les demandes de chaque employé peuvent etre traitées facilement par les services RH grâce à la fonctionnalité de partage proposée par Mypeople Doc.
L’accès aux dossiers concernés devient alors plus simple pour effectuer le traitement sans délai, et peu importe l’endroit où le traiteur se trouve.
Avec sa performance et ses fonctionnalités très variées, MypeopleDoc est l’outil idéal pour accompagner une entreprise dans la gestion de ses ressources humaines. L’outil digital est adapté à toutes organisations, indépendamment de leur taille.
