Le montant d’une paie pour un salarié, quel qu’il soit, est fixé au préalable et consigné dans un contrat. S’il est possible pour les deux parties d’en négocier la teneur, des règles doivent être respectées pour être en conformité avec la législation existante. Alors, comment être en règle concernant la gestion de paie ?

Qui est en charge de la gestion de paie ?

La gestion de la paie est prise en charge par le service comptable et la direction des ressources humaines, au sein d’une entreprise. La paie est l’un des piliers de son fonctionnement, car il s’agit de la rétribution financière émise par l’employeur en échange du travail d’un salarié. Quelques règles sont à connaître concernant la paie, renseignez-vous auprès d’un comptable en ligne. Le montant du salaire est fixé en tenant compte du poste occupé, de l’ancienneté du salarié et des divers avantages que le salarié perçoit.

Ainsi, celui-ci peut toucher le SMIC ou salaire minimum interprofessionnel de croissance Horaire qui est le salaire minimum légal attribué à un travailleur de plus de 18 ans. Celui-ci est défini chaque année par décret. Il peut également percevoir un salaire au minima conventionnel, dont une revalorisation a été déterminée par l’avenant n°19 du 4 septembre 2020 et qui sera applicable à partir du mois suivant sa publication dans le Journal Officiel. Les avantages sont, quant à eux, définis en fonction des usages ayant été mis en place au sein de chaque entreprise, ou selon ce qui a été convenu entre les différentes parties prenantes dans le passé.

Le salaire est contractualisé par le salarié et son employeur. De ce fait, aucune modification ne peut y être apportée sans qu’un avenant au contrat soit signé entre les deux parties prenantes, et ce, même si ces modifications sont à l’avantage du travailleur. À chaque paiement, ce dernier est en droit d’en vérifier la teneur et de faire des réclamations si certains éléments ne sont pas en accord avec ce qui a été préalablement stipulé.

Le salaire ne souffre d’aucune discrimination, donc en règle générale, ceux qui occupent un même poste, doivent percevoir le même salaire. Si ce n’est pas le cas, des explications objectives et vérifiables doivent être fournies par l’employeur. Il ne faut pas oublier que la majeure partie des contentieux entre salariés et employeurs concernent les erreurs de calcul sur la fiche de paie ou les discriminations illégales entre salariés.

gestion de paie, comment être en règle

Le bulletin de paie et son contenu

Selon la loi, une fiche de paie est obligatoire pour chaque salarié. Elle peut être remise en main propre en version papier ou en version dématérialisée (qui peut être mise en place sans accord préalable du salarié depuis le 1er janvier 2017). Doivent y figurer les mentions d’identification de l’employeur (numéro SIRET, URSSAF et code NAF) et celles du salarié.

En cas de convention collective, elle sera également précisée. Si l’entreprise n’en applique pas, elle sera remplacée par les articles du Code du travail se rapportant aux congés payés, ainsi qu’aux délais en vigueur concernant les préavis. Le calcul sera détaillé avec les heures ou les jours travaillés, le salaire net perçu après que toutes les taxes patronales et salariales à payer, celles qui sont appliquées aux primes ou autres avantages dont bénéficie le salarié soient prélevées.

La dématérialisation : les avantages

La gestion de la paie est un poste important à plus d’un titre. Le gestionnaire doit être au courant de l’évolution de la législation pour non seulement être en conformité, mais aussi pour être en mesure d’expliquer les changements impactant leurs rémunérations aux salariés. Pour ce faire, il dispose d’un document de référence qui est le « livre blanc de la paie ». Il dispose d’un outil qui lui permet d’homogénéiser le mode de calcul et de contrôle. À noter que ce document doit être régulièrement remis à jour pour être en conformité avec les différents paramètres en constante évolution, tels que le prélèvement à la source ou les nouveaux taux des cotisations salariales et patronales.

Les avantages de la dématérialisation de la paie

La digitalisation de la paie se généralise de plus en plus au sein des entreprises. Cela offre de nombreux avantages tant pour l’entreprise que pour le salarié. Il faut savoir que le bulletin de paie dématérialisé a valeur juridique, autant que le bulletin de paie version papier s’il y a contentieux. Ce nouveau procédé permet à l’employeur de réduire les coûts liés à l’impression des fiches de paie sous forme papier, tout en en facilitant l’archivage.

Les précautions à prendre face à la dématérialisation

Toutefois, de grandes précautions doivent être prises lorsque l’entreprise décide d’opter pour la paie numérique. Le bulletin de paie contient en effet des informations sensibles qu’il convient de protéger au maximum pour en préserver la confidentialité. Sur le document figurent par exemple le numéro de sécurité sociale, l’adresse du salarié, le montant de son salaire ou ses coordonnées bancaires, autant d’informations qui ne doivent pas être piratées.

C’est pourquoi l’employeur est tenu de se servir d’un coffre-fort numérique pour transmettre les bulletins de paie et pour les conserver sur une période de 50 ans. Un double devra être disponible pour le salarié pour une durée de 5 ans.

avantages de la dématérialisation du bulletin de paie

Le rôle de l’expert-comptable dans le cadre de la digitalisation de la paie

L’expert-comptable joue un rôle primordial dans le cadre de la digitalisation de la paie. La maîtrise des logiciels de comptabilité lui permet d’assurer une gestion plus sûre des données. Il est, en outre, en mesure de donner des statistiques sur l’état financier de l’entreprise. L’expert-comptable, étant au courant des nouvelles mesures appliquées par le gouvernement, peut facilement les mettre en œuvre (exonération sur les charges patronales dans certains secteurs…). Ainsi, il lui est plus facile de respecter le réglementaire de la paie et les démarches administratives qui s’y rapportent, la qualité et la sécurisation de toutes les données. En ayant des outils performants en main, l’accompagnement dans la gestion de l’entreprise est également moins contraignant.